Elektronická archivace účetních dokladů 

Grafika concept1 v2

V digitálním věku již dávno není vyžadováno mít a uchovávat účetní doklady ve fyzické podobě. Elektronická archivace účetních a daňových dokladů je dnes běžnou praxí, která však musí odpovídat zákonným požadavkům. Tento článek přináší přehled aktuální legislativy a je určen jak pro účetní, zástupce všech typů účetních jednotek tak pro širokou veřejnost.  

Podmínky k elektronické archivaci  

Elektronická archivace je plnohodnotnou alternativou papírového vedení účetnictví, pokud splňuje určité podmínky stanovené zákonem. Mezi klíčové předpisy patří zákony o účetnictví č. 563/1991 Sb., zákon o dani z přidané hodnoty č. 235/2004 Sb., zákon o archivnictví a spisové službě č. 499/2004 Sb. a také vyhláška č. 259/2012 o podrobnostech výkonu spisové služby. Archivace v elektronické podobě bude v souladu s platnou legislativou, pokud budou zajištěny následující body:  

  • Věrohodnost původu – doklad skutečně pochází od daného subjektu a je opatřen např. elektronickým podpisem a časovým razítkem. V případě právnických osob lze doplnit o elektronickou pečeť, která zajišťuje jistotu původu i integritu dokumentu. 
  • Nezměnitelnost obsahu – dokument nesmí být zpětně upravitelný. 
  • Čitelnost po celou dobu archivace – vhodné jsou formáty jako PDF/A (oficiální archivační verze formátu PDF definovaná standardy ISO). 
  • V případě veřejnoprávního původce (např. obce, některé typy školských zařízení) dohledatelnost a popis dokumentů – dokumenty musí být opatřeny metadaty podle zákona č. 197/2024 Sb. 
  • Strojová čitelnost – skenované dokumenty by měly obsahovat tzv. OCR vrstvu (rozpoznaný text). 

Zákonné lhůty archivace dokladů 

Zákon o účetnictví a další předpisy pak stanovují různé lhůty, po které je nutné doklady archivovat. Účetní doklady, účetní knihy a záznamy se musí uchovávat po dobu nejméně 5 let, 10letý interval je pak určený pro daňové doklady, účetní závěrky či výroční zprávy. Nejdéle, a to až po dobu 45 let, musí podléhat archivaci podklady ze mzdového účetnictví jako jsou mzdové listy a evidenční listy důchodového pojištění. Protože se tyto lhůty vztahují na všechny typy dokumentů, tedy i ty v elektronické podobě, je třeba pečlivě dodržovat způsoby elektronické archivace popsané výše. Dále je rovněž vhodné vytvořit vnitřní směrnice upravující proces digitalizace a archivace a také mít k dispozici zabezpečená cloudová uložiště včetně dostatečných kapacit záloh.  

Spisová služba: specifikum pro některé neziskové organizace 

Novela zákona o archivnictví a spisové službě přináší zásadní změny v tom, jak úřady, školy, obce i další organizace budou nakládat s dokumenty. Podle novely zákona o archivnictví a spisové službě č. 499/2004 Sb. musí od 1. ledna 2027 tzv. veřejnoprávní původci používat atestovaný eSSL (elektronický systém spisové služby) splňující kritéria stanovená Národním archivem. Mezi tyto původce patří např. kraje, obce, úřady, příspěvkové organizace, zdravotní pojišťovny a také školy s výjimkou těch mateřských. Tito původci jsou nově povinni vést kompletní dokumentaci, tedy příjem, evidenci, vyřízení i skartační řízení elektronicky. Tímto mají zajistit čitelnost, autenticitu a integritu dokumentů po celou dobu jejich životního cyklu. Tato změna má za cíl zefektivnit správu dokumentů a zajistit jejich bezpečné uchování v digitálním prostředí. Odklad zavedení systému o rok (původně byl plánován od 1. ledna 2026) umožňuje institucím lépe se připravit. 

Před zahájením eSSL by měla organizace zhodnotit, zda skutečně spadá do kategorie veřejnoprávních původců, které určuje § 3 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb. Především je třeba mít na paměti, že v případě škol nerozhoduje, kdo je jejich zřizovatelem. Pokud organizace má vést eSSL, je na místě začít včas s výběrem atestovaného systému, protože jeho nasazení může trvat i několik měsíců. 

S digitalizací účetních dokladů vám rádi pomůžeme 

Současná doba klade vysoké nároky na digitalizaci, jež se stává běžnou součástí práce v podnikatelské, neziskové i státní sféře, proto správné nastavení vnitřních procesů elektronických forem účetních dokladů přispěje k efektivnější práci nejen účetních. Pokud si s digitalizací účetních dokladů nevíte rady, rádi vám pomůžeme nebo celý proces rovnou vyřídíme za vás.