Zavedení whistleblowingu – co všechno byste měli vědět
Whistleblowing, neboli interní systém zajišťující ochranu oznamovatelů, zejména zaměstnanců, by měl být zaveden již letos. Co whistleblowing přesně znamená, jaké může přinést do firmy výhody a co je potřeba dopředu zajistit? To vše se dozvíte v našem článku.
Co je whistleblowing?
Anglický výraz whistleblowing používáme k označení situace, kdy zaměstnanec odhaluje nezákonné, škodlivé nebo neetické praktiky v rámci svého zaměstnání. K tomu, aby tyto praktiky mohl bez obav nahlásit, má sloužit schránka důvěry a zákon o ochraně oznamovatelů. Podrobné informace nalezete na webu ministerstva spravedlnosti zde: oznamovatel.justice.cz. Důležité je, aby tomuto systému zaměstnanci důvěřovali a využívali jej namísto anonymních podání úřadům, policii a do médií.
Kdo bude muset řešit schránku důvěry?
Schránka důvěry bude povinná pro všechny zaměstnavatele s 50-ti a více zaměstnanci. Součástí počtu zaměstnanců budou pravděpodobně jak úvazky na hlavní pracovní poměr, tak dohody o pracovní činnosti a provedení práce.
Od kdy bude systém povinný?
Dle původního plánu měla Česká republika systém zavést do 17.12. 2021. Momentálně byl návrh zákona schválen Poslaneckou sněmovnou a posunut do Senátu. Očekávaným odhadem, kdy zákon nebude účinnosti, je červenec a srpen 2023. Pro soukromé firmy bude nejzazším termínem pro zavedení oznamovacího systému 15.12. 2023. U veřejných subjektů není informace ještě k dispozici, ale předpokladem je doba, kdy zákon nabude účinnosti.
Co je potřeba zajistit?
Prioritně bude potřeba umožnit oznámení všemi způsoby, tedy písemně, elektronicky, telefonicky a osobně.
- Zavést vnitřní oznamovací systém a určit příslušnou osobu
Prvním krokem bude zavedení oznamovacího systému, kterým umožníte oznamovatelům činit oznámení. Následně bude nutné určit příslušnou osobu, která by měla být nezávislá na vedení a bude zodpovědná za vyřizování oznámení. Může se jednat jak o interního, tak externího pracovníka. - Uveřejnit na webu potřebné informace
Bude nutné uvést na Vašich webových stránkách určité informace týkající se systému a informovat o tom, kam se mohou daní oznamovatelé obracet. Zároveň například uvést, že vylučujete oznámení ze strany uchazečů o práci nebo dodavatelů. - Nastavit proces práce s oznámeními
Současný návrh předběžně stanovuje 7 dní na reakci k oznámení. Informujte oznamovatele, že jste jeho zprávu přijali a bude řešeno. Samotné vyřízení je stanoveno na 30 dní s možností prodloužení až na 90 dnů. Následně je nutné dané oznámení a jeho řešení evidovat po dobu 5 let. - Školení
Bude potřeba zajistit školení příslušné osoby, která bude zodpovídat za funkčnost schránky. Školení zaměstnanců není zatím v zákoně ukotveno, ale považujeme za důležité je proškolit, aby pochopili jak systém používat a jaké situace oznamovat.
Zaměřte se na pozitiva a vyvarujte odvetným opatřením
Ve firmě Vám zavedení schránky důvěry může přinést řadu pozitiv. Kromě splnění zákonné povinnosti, může prohloubit důvěru mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem a nastavit zdravé a etické prostředí. Často také dokáže zabránit větším finančním škodám či negativním reputacím.
Jakékoliv oznámení vyřešte v zákonné lhůtě a určitě ho neignorujte. Hrozila by Vám totiž pokuta, protože oznamovatel se může obrátit přímo na Ministerstvo spravedlnosti a oznámení zveřejnit. Nepodnikejte ani odvetná opatření, například snížení mzdy nebo výpověď zaměstnanci a vyvarujte se zveřejnění jejich identity. Oznamovatel má vždy přístup do schránky přeš vlastní údaje a může si průběh zpracování dohledat.
Obraťte se na odborníky
Jestliže budete muset zřídit schránku důvěry, je dobré se obrátit na odborníka pro pomoc s nastavením procesů. Ten Vám může pomoci s přípravou interní směrnice a úpravou GDPR, tedy ochranou osobních údajů. Může také zajistit školení příslušných osob nebo zaměstnanců. V neposlední řadě dokáže řešit také složitější oznámení a ochránit Vaši společnost před nepravdivými oznámeními.
Pozn. autora: Nutno podotknout, že finální podoba zákona ještě nebyla schválena a může tedy dojít k drobným změnám.