Povinné ukládání účetní závěrky do sbírky listin

Od 1.ledna 2014 ukládá právní úprava veřejných rejstříků povinnost zakládat určité dokumenty do sbírky listin. Pokud tato povinnost není splněna, mohou vzniknout sankce za nesplnění této povinnosti.

Kdo má povinnost ukládat dokumenty a jakým způsobem?

Sbírka listin je zpřístupněna na webových stránkách Ministerstva spravedlnosti. Povinnost ukládat listiny mají osoby, společnosti či neziskové organizace, které jsou zapsané ve veřejném, resp. obchodním rejstříku. Kromě povinnosti ukládání základních dokumentů vznikajících při založení společnosti, mají účetní jednotky také povinnost zveřejnit svou účetní závěrku předepsaným způsobem nejpozději do 12 měsíců po rozvahovém dni a to v souladu s ustanovením §21a zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb.

Jakým způsobem tedy uložit požadované dokumenty do sbírky listin? Lze tak učinit listinnou nebo elektronickou formou. Pokud si vyberete elektronickou podobu, je povinným formátem Portable Document Format (pdf). Podrobné požadavky na formu elektronických dokumentů jsou specifikovány na stránkách Ministerstva spravedlnosti.

Jaké jsou sankce za neuložení dokumentů do sbírky listin?

A jaké by byly případné sankce za neuložení účetní závěrky a jiných potřebných dokumentů do sbírky listin? V první řadě je nutno listiny zakládat bez zbytečného odkladu. Pokud je určitý údaj zapsán v obchodním rejstříku, avšak ve sbírce listin není uložena odpovídající listina, vyzve rejstříkový soud podnikatele, aby listinu předložil. K vynucení této povinnosti může soud uložit pokutu až 100.000 Kč. Je-li povinnost porušována opakovaně, může soud zahájit řízení o zrušení zapsané osoby s likvidací. Za určitých okolností může hrozit rovněž sankce trestní.

Co dál?

Pokud byste chtěli s touto problematikou poradit nebo si přáli, abychom tyto zákonné povinnosti vyřídili za vás, neváhejte se na nás obrátit.