Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ): Krok k plné digitalizaci mezd
Hlavním cílem tohoto opatření je sjednotit a efektivně digitalizovat povinnosti zaměstnavatelů vůči státním institucím. V praxi to znamená odklon od roztříštěného výkaznictví – JMHZ nahradí většinu stávajících, vzájemně nepropojených formulářů jediným souhrnným elektronickým hlášením. Do tohoto projektu jsou zapojeny všechny klíčové instituce, mimo jiné MPSV, ČSSZ, ÚP ČR, MF, GFŘ a ČSÚ (s výjimkou zdravotních pojišťoven, které prozatím zůstávají mimo tento systém).
Legislativní rámec a termíny
Zákon o JMHZ (č. 323/2025 Sb.) nabývá účinnosti 1. ledna 2026. Samotné spuštění ostrého provozu je stanoveno na 1. dubna 2026, kdy se povinně připojí všichni zaměstnavatelé (část z nich je v pilotním režimu již od 1. 7. 2025). Hlášení za měsíce leden až březen 2026 bude nutné doplnit zpětně v období od 1. 4. 2026 do 30. 6. 2026.
Od 1. 1. 2026 se musí zaměstnavatelé registrovat do systému včetně všech svých mzdových účtáren a následně registrovat i všechny své zaměstnance. Systém následně přidělí každé fyzické osobě osobní identifikační číslo (OIČ), tj. jedinečný numerický bezvýznamový identifikátor používaný v informačních systémech ministerstva. Současně se přidělí každému zaměstnání identifikátor zaměstnání (ID PPV), rovněž jedinečný bezvýznamový numerický identifikátor.
Způsob podání a lhůty
Hlášení se zasílá na ČSSZ formou datového souboru ve formátu XML prostřednictvím datové schránky, e-portálu ČSSZ nebo přes API rozhraní APEP/VREP. Lhůta pro podání je nejpozději do 20. kalendářního dne následujícího měsíce a nelze ji prodloužit. Relevantní údaje budou následně distribuovány dalším institucím.
V případě chyby v hlášení vyzve ČSSZ zaměstnavatele k jejímu odstranění. Opravené hlášení musí být podáno do 8 dní ode dne doručení výzvy. Ministerstvo bude uchovávat údaje v systému evidence JMHZ po dobu 20 let, přičemž opravy bude možné provádět zpětně až 10 let. Jednotlivé instituce mají různé archivační lhůty – například údaje o důchodovém pojištění se uchovávají 50 let, naopak statistické údaje pro ČSÚ pouze 1,5 roku. Sankce za nepodání hlášení či nereakci na výzvu může činit až 5 000 Kč za každého zaměstnance.
Obsah hlášení
JMHZ se skládá ze dvou částí: souhrnné (za zaměstnavatele) a individualizované (za jednotlivé zaměstnance).
- Souhrnná část obsahuje zejména identifikační údaje subjektu a jeho pracovišť, informace o odvodech pojistného, souhrnné daňové údaje a agregované statistické ukazatele.
- Individualizovaná část zahrnuje údaje o pracovněprávním vztahu, jeho vzniku, změnách a ukončení, výši příjmů a vyměřovacích základů, daňových slevách, nezdanitelných částech, bonusech, nepřítomnostech a dalších rozhodných skutečnostech. Dále obsahuje vybrané statistické údaje, například vzdělání, typ úvazku či profesní zařazení.
Změny v oznamovací povinnosti
Významnou změnou pro zaměstnavatele je také úprava oznamovací povinnosti při nástupu zaměstnance. V současnosti je zaměstnavatel povinen přihlásit nového zaměstnance – občana ČR – na ČSSZ do 8 dnů od jeho nástupu do pracovního poměru. Od 1. 7. 2026 se tento postup zásadně mění: hlášení bude nutné podat až 8 dní před nástupem zaměstnance (nejpozději však před samotným nástupem), a to formou předregistrace s následnou doregistrací (do 8 dní po nástupu) nebo formou plné registrace. U zaměstnanců s cizím státním občanstvím bude možná pouze plná registrace.
Shrnutí přínosů a nároků
Za hlavní přínosy JMHZ se považuje snížení administrativní zátěže (jedno hlášení místo desítek), odstranění duplicit, zjednodušení výkaznictví a centralizace dat. JMHZ také otevírá prostor pro budoucí automatizaci, například přípravu předvyplněných daňových přiznání. Na druhé straně jeho zavedení klade vyšší nároky na interní mzdové procesy, vyžaduje úpravu mzdových systémů a zvýšenou přesnost při zpracování detailních údajů. Za nesplnění povinností hrozí sankce.
JMHZ tak představuje významný krok k digitalizaci a modernizaci mzdového výkaznictví v České republice. Přináší zásadní zjednodušení procesu, ale zároveň vyžaduje vysokou míru koordinace, kvality dat a včasné přípravy. Úspěšná implementace bude záviset na detailní znalosti legislativy i na úzké spolupráci se softwarovými dodavateli, úřady a dalšími zúčastněnými institucemi.
V rámci AICCON situaci a technické požadavky detailně sledujeme. U našich stávajících klientů již nyní revidujeme připravenost dat, abychom zajistili bezproblémový přechod. Pokud zatím nemáte procesy pro rok 2026 nastaveny, jsme připraveni vám s touto změnou pomoci.